背景

ミーティングのルールを予め言語化しておこうと思った
理由は文化の違う人や外国人とのミーティングでは衝突が多いため
トラブルなくコミュニケーションを取るにはルールが必要

ルール

前提

ルールがある理由はトラブルや不要なストレスを避ける事が目的
国や文化が違うとコモンセンスも違う
- 例えば、他人の前で直接指摘するのはダメな国など
特に、overfamiliarityにな程、ルールがなあなあになるので注意
また、効率よくミーティングをするため、予めAgendaは用意する

トラブル回避

遅れ

開始が30分以内の遅れなら許容する
連絡がない場合は開始から5分後に閉会

集中力

次で集中できなかったり、参加しない場合は事前に一言伝える。

スマホ操作
エアコン調整
メッセンジャーで緊急の連絡
FB
ネットワークトラブル
トイレで離席

もし、10分以上、上記の理由でミーティングの進行が中断した場合は、ミーティングは終了する。
理由は、Non-Focusingな行動は相手のStress Jarに寄与してしまうため。

Taboo

予めTabooのTopicsやWordsがある場合は共有する。

taboo agenda
taboo actions

相手にストレスを与える発言は予め知っておくことが大切。
例えば、アイスブレイクで相手の容姿だったり、相手の家族の事を聞くなど。

ブレイクタイム

長いミーティングは、10分のブレイクタイムを作る
サッカーのインターバルや学校の休憩時間みたいなもの
特に話が入り組んだり、ストレスが貯まったときに使える

内職

1 on 1の場合は内職は禁止

議事録

議事録のツール

NotionやOneNoteの機能を使って議事録を取る
日付と参加者とアジェンダなどを残す

議事録のフォーマット

フリーフォームのミーティングでは最低でも、次の3つのセクションを含む。

1
2
3
- Agenda（協議事項）
- Agree on（決定事項）
- Action Item（宿題事項）

特にネクストアクション（Action Item）は明確にするのが大切。

PJTの議事録のフォーマット

プロジェクトの進捗ミーティングの場合はプロジェクト担当毎に進捗の連絡をする。

例

1
2
3
4
5
- PIC: xxxさん
- PJT: XXXプロジェクト
- Detail
  - XXXについては進捗は良好
  - YYYについてはTBD

進行

進行役

会議の進行役がファシリテーションを行う。具体的には次など。

出席者の紹介
全員が意見を述べる時間を確保する
話題のない議論を切り上げる
時間の管理

会議のTopics

Agendaに残すTopicsは、次のような事をフリーフォームで全員で書き出す。
基本的に何でも書き出す。

Projectの進捗
Taskの進捗
課題事項
疑問質問
不安事項
Open Discussion

時間配分

AgendaのTopicに使える時間を管理する。

IntroductionとWrapupで5分ずつ時間を取る
Topicsを分割して1 topic辺りの時間を決める

管理方法は次のような方法で行う。

time timerなどの製品で時間を管理する
Googleでtimer 5 minと検索する

用語

略語

ミーティングでは次のような略語をよく使う。

PIC（Person In Charge, 担当者）
WIP（work in progress, 作業中）
TBA（To be announced, 後日発表）
TBD（To be determined, 未決定）
TBC（To be confirmed, 確認中）
TBU（To be updated, 更新予定）
MOM（minutes of meeting, 議事録）
AOB（any other business, その他の議題）

よく使う言葉

議論を深めるために使う言葉。解像度はよく使う。

思考構造と論理
- 構造、論点、ロジック、抽象化、具体化、根拠、まとめ、ジンテーゼ、構文、本質的、論調
情報の性質と詳細度
- 列挙、優先度、解像度、詳細、情報量、重要、顕在化、潜在化、頭出し
意味と定義
- 意味、定義、本質、純粋、曖昧、属性、性質、認識
分析と理解
- 分析、理解、見方、批判、評価、別の観点、役割、露出
時間と進行
- 時間、順序、流れ、フロー、デッドライン、ロードマップ、フェーズ
背景と文脈
- 背景、前提、目的、課題、全体像、意図、理由、現状、理想、テーマ、スコープ、大枠
コミュニケーションと対話
- 質問、疑問、主張、言語化、ディスカッション、メタファー、セッション、フィードバック、コンセンサス、確認
比較と関係性
- 比較、対立、依存、折衷案、最適化、相対的、絶対的、ベンチマーク、ポジショニング
現実と仮説
- 事実、疑似的、実在、仮定、実験、想定的、宿題、As-Is、To-Be
属性と性質
- 定量、定性、ある種の、知識、責任、経済、広告
プロジェクト管理と準備
- お膳立て、打ち手、キックオフ、ペンディング、入り用、座組み
方向性と戦略
- 方向性、ロードマップ、ポジショニング、ゴール、期限、ギャップ、バッファ

Meetingのルール

目次

背景

ルール

前提